Guide · externaliser ou internaliser l’informatique d’une PME. Infogérance ou technicien salarié ?

Avant de comparer deux formules, il faut décrire le besoin. Combien de postes, de serveurs, de sites ? Combien de demandes par semaine, et de quelle nature : un mot de passe oublié, une imprimante bloquée, un logiciel métier qui plante, un projet de migration ? Faut-il quelqu’un sur place tous les jours, ou une présence régulière suffit-elle ?

Une entreprise de quinze personnes génère rarement assez de travail informatique pour occuper un technicien à temps plein toute l’année. En revanche, elle a besoin, ponctuellement, de compétences très variées : réseau, sécurité, messagerie, sauvegardes, logiciels, aujourd’hui intelligence artificielle. C’est ce décalage entre le volume et la variété qui oriente la décision.

Le salaire brut n’est que la partie visible. S’y ajoutent les cotisations patronales, qui représentent une part importante du brut en France, puis les frais de recrutement, le temps d’intégration, les outils dont le technicien a besoin pour travailler correctement (supervision, télémaintenance, gestion des mises à jour, documentation), son poste de travail, son véhicule ou ses frais de déplacement, et sa formation continue.

La formation n’est pas un détail. Les systèmes évoluent vite : un technicien qui ne se forme pas plusieurs jours par an décroche en deux ou trois ans. Ces jours de formation sont aussi des jours où il n’est pas dans l’entreprise.

Enfin, il faut compter le coût de l’absence. Pendant les congés, une maladie ou une démission, l’entreprise se retrouve sans personne qui connaisse son installation. C’est souvent à ce moment-là qu’on découvre qu’aucun mot de passe n’était documenté.

L’infogérance consiste à confier tout ou partie de la gestion de son informatique à un prestataire, dans le cadre d’un contrat qui fixe le périmètre, les délais et le mode de facturation, le plus souvent un forfait mensuel. Le prestataire mutualise ses outils et ses compétences entre plusieurs clients : c’est ce qui lui permet d’offrir à une PME l’équivalent d’une petite équipe pour le coût d’une fraction de poste.

Toutes les offres ne se valent pas. Certaines se limitent à un centre d’assistance à distance, où l’on tombe sur un interlocuteur différent à chaque appel. D’autres reposent sur un technicien attitré, qui connaît l’entreprise et vient sur place à un rythme convenu. La différence se sent dès la première panne : dans un cas, il faut tout réexpliquer ; dans l’autre, la personne au bout du fil sait déjà de quoi il s’agit.

Sur le coût, l’infogérance a pour elle la prévisibilité : un montant mensuel connu, ajusté au parc, sans frais de recrutement ni coût caché d’absence. Le salarié devient plus intéressant lorsque le volume de travail occupe réellement un temps plein et que l’entreprise peut lui offrir des perspectives, faute de quoi il partira.

Sur les compétences, un prestataire réunit plusieurs profils ; un salarié seul, aussi bon soit-il, a ses domaines forts et ses angles morts. Sur la présence, l’avantage revient au salarié, qui est sur place en permanence. Sur la continuité, l’avantage revient au prestataire, à condition que votre dossier soit connu de plusieurs personnes chez lui.

Reste la connaissance de l’entreprise. C’est l’argument le plus souvent avancé en faveur du recrutement, et il est légitime : un salarié connaît les gens, les habitudes, les logiciels maison. Un infogérant qui change d’interlocuteur à chaque appel ne l’égalera jamais. Un infogérant qui vous attribue un technicien, toujours le même, s’en approche beaucoup.

Il y a des situations où un technicien interne s’impose : un parc important réparti sur un même site, une activité où chaque minute d’arrêt coûte très cher et où il faut quelqu’un à portée de main, des logiciels métier si spécifiques qu’ils demandent une présence quotidienne, ou une politique interne qui exige que certaines opérations soient faites par un salarié.

Dans ces cas, l’infogérance ne disparaît pas pour autant. Elle change de rôle : elle apporte au technicien interne les outils, le renfort pendant ses absences et les compétences pointues qu’il n’a pas. C’est le modèle hybride, souvent le plus solide pour les entreprises de taille moyenne.

Listez pendant un mois toutes les demandes informatiques, même petites, avec le temps passé. Notez à part les projets prévus dans l’année. Demandez-vous qui reprendrait le flambeau si la personne qui s’occupe aujourd’hui de l’informatique partait demain. Puis faites chiffrer les deux options sur la même base : le coût complet d’un poste d’un côté, une offre d’infogérance détaillée de l’autre.

Méfiez-vous des comparaisons qui opposent un salaire brut à un forfait : elles faussent toujours le résultat. Et posez la question de la sortie : si la formule ne convient pas, combien de temps faut-il pour en changer, et récupère-t-on toute la documentation ?